档案谈“谁形成 谁整理 谁归档”

档案谈“谁形成 谁整理 谁归档”

转发：原创 白桦林1  兰台驿站  2024-02-21 12:03 安徽

文字是档案；

图表是档案；

照片是档案；

声音是档案；

视频是档案；

实物也是档案。

摸得着看得见的是档案；

摸不到看不见的也是档案。

档案可以是在纸张、竹简、缣帛上用笔书写的；

档案可以是在甲骨、金石上用刀刻画的；

档案还可以是通过磁性载体保存，通过网络传输的。

档案是记录；

档案是历史记录；

档案是有保存价值的历史记录。

作为机关单位，档案是其在行使职能活动过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。按照《中华人民共和国档案法》的要求，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。落实到具体工作中，就是做到档案工作要统一管理，档案要集中管理，有人问事，有人保管，有制度约束，有场所保存，有设施设备保障档案的安全，既要收的齐全完整，又要收的真实有效，既要管理的规范有序，又要发挥档案价值便于利用。

基层档案工作人员怎么开展工作？

别人把一堆堆一捆捆的，没有整理的文件材料推给你的时候，你是收还是不收？

别人移交的档案，整理不符合标准的时候，你是收还是不收？

别人没有按期移交档案的时候，你是催还是等？

档案工作过程中，要明白什么是档案，档案从何而来，又到哪而去。也就是，如何形成？如何整理？如何归档？这就是工作中常说的“谁形成 谁整理 谁归档”。档案工作，不仅是档案部门在工作，也不是个别同志在战斗，而是一个集体，一个团队在共同努力，从而更好的推动档案工作的高质量发展，形成良性循环。

第13号国家档案局令《机关档案管理规定》规定，机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。

《中华人民共和国档案法实施条例》规定，应当归档的材料由机关、团体、企业事业单位和其他组织的各内设机构收集齐全，规范整理，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何内设机构和个人不得拒绝归档或者据为己有。

《党政机关公文处理工作条例》要求，各级党政机关设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作，公文由文秘部门或者专人统一管理，需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

从而得知，机关单位各内设机构形成的各种文件材料，应当由各内设机构安排人员将文件材料收集齐全，并整理规范，进而成为档案，再定期向档案室移交档案。

01形成

机关单位在职能行使的时候，要通过文字形成文件材料，也会产生照片、声像之类的材料。

这些文件材料是谁产生的？

机关单位的内设机构产生的！再具体点就是内设机构的具办人员产生的。

以文书档案为例，通常有会议记录、发文、收文、事务性材料等，一般会议记录、发文、事务性材料都是自己产生的，属于归档范围内的应归档；收文是别人产生的，但是和自己有工作关系，属于归档范围内的也应归档。

以业务档案为例，某机关单位的内设机构承担某项工作职能，要形成业务档案，此业务档案即此内设机构产生。

以照片、声像为例，某机关单位的某工作人员拍摄的，拍摄人即形成者。

机关单位的文件材料不应属于某个人，而属于集体，个人是行使职能权力的代表而已，这也是“责任者”为什么不填写拟稿人姓名的原因。

02 整理

整理不是简单的装订、堆砌、扎捆，而是要按照归档范围区分是否应归档，按照保管期限表鉴定保管期限，文书档案按照《归档文件整理规则》进行组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等，其他档案按照对应标准规范进行整理。

要注意，整理应当统一指挥，统一整理。档号讲究唯一性，排列讲究有序，装订讲究统一规范，不能一人一个号，一人一个规则，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

03 归档

整理规范的档案，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，这里的关键词是“整理规范”“档案”“定期”“集中管理”。

没有整理，只是文件材料，不算档案。

整理不规范，不算合格档案。

只有交到本单位的档案机构（档案室），才是档案的归宿。

要按照相关规定要求定期移交档案，文书档案一般于次年6月底前，科技档案于科技活动结束后1个月内，照片、声像档案随时归档等。

“谁形成 谁整理 谁归档”不是责任的推卸，而是职责所在，任务必然。档案部门也应当做好档案工作的业务指导，让大家知道该干什么，怎么干，如何干好。档案形成于工作过程，是对工作结果的体现，是对历史的再现，保存档案，留存史料，只有通过大家的共同努力才能做好档案工作。