图解档号结构| 卷件档号的异同

依据《档号编制规则》（DA/T13—2022），“卷” 与 “件” 作为档案管理中的核心整理单元，其档号编制既共享统一的规范框架，又因载体形态、管理需求的不同呈现显著差异。

      二者在层级构成、编码逻辑上遵循共性原则，如均需体现全宗、年度等基础要素以保障检索系统性；但“卷” 类档号更侧重集合性，常包含案卷号、件号等层级以对应成册档案，“件” 类档号则突出单件独立性，编码结构更简洁灵活。这种共性与特性的分野，对提升档案分类精度与利用效率具有重要实践意义，具体差异对比如下：

     ①共性特征

    1.编制原则一致性

     二者均严格遵循唯一性原则，确保每个编号对象对应唯一代码，且代码一旦确定不得随意变更。同时，均需预留递增空间以适应档案增长需求，编码设计力求简洁规范，提升管理效率。

    2.核心构成元素重合

    全宗号与一级类别号（档案门类代码）均为两类档号的必选元素，且不可省略。在编号规则上，二者均要求在最低一级构成元素下按排列顺序流水编制件号，杜绝重号现象。此外，年度、保管期限代码及二级、三级类别号等元素在两类档号中均可能涉及。

    ②差异特征

    1.档号结构差异

     按卷整理的档号结构的类别号，包含目录号、项目号等特有元素；按件整理的档号中，以机构/ 问题代码为显著标识，体现不同整理逻辑。

     2.类别号构成侧重不同

     卷式档号的类别号体系更复杂，包含目录号、项目号等，适配按卷整合的档案分类体系；件式档号的类别号则聚焦年度、保管期限及机构/ 问题维度，更贴合单份文件的精细化管理需求，便于快速定位文件所属机构或问题范畴。

     3.适用场景分化

     卷式档号多用于传统纸质档案，尤其适用于按事由或问题集中保管的档案类型（如科技档案、会计凭证等）；件式档号则广泛应用于电子档案及归档文件的管理，契合党政机关、企事业单位文书档案、电子文件等高频检索、单份利用的场景需求。

供稿：保管利用科