鹤壁市档案馆重大活动和突发事件档案征集制度

鹤壁市档案馆重大活动和突发事件

档案征集制度

 为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，提高其信息化，满足实际需要，制定本制度。本制度所称重大活动和突发事件档案，是指涉及鹤壁市重大活动和应对突发事件中直接形成的对我市具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一、重大活动和突发事件征集范围

重大活动和突发事件工作任务（或事项）应当包括但不限于以下内容：

（一）党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，市级论坛峰会、合作交流会、博览会、招商引资会、推介洽谈会等会议、会展活动；

（二）市级综合性运动会及其他重大杯赛、联赛、锦标赛、冠军赛等赛事活动；

（三）以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动；

（四）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件应对活动。

二、重大活动和突发事件征集内容

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

以上应按照国家相关档案整理规范要求整理归档。

三、征集要求

   （一）责任部门应当将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。责任部门为临时机构的，应当制定文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案主管部门审查同意后施行。

（二）重大活动和突发事件档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一管理，档案门类划分、分类方法与全宗内档案保持一致。确有必要的，可以设立专题进行管理。

（三）责任部门应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。

（四）责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束6个月内，向同级档案主管部门报告档案工作方案落实情况。

（五）责任部门应当按照国家有关规定向档案馆移交重大活动和突发事件档案，经档案馆同意，可以提前将档案交档案馆保管。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向有关主管单位或档案馆移交档案。责任部门应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具意见。

（六）档案馆应当按照国家有关规定接收重大活动和突发事件档案应收尽收。

（七）重大活动和突发事件档案移交进馆时应同时移交规范的归档文件目录、数字化成果及重大活动档案形成情况的书面说明，交接双方须清点核对，履行手续。